コンタクトセンター(コールセンター)を委託する理由とは
昨今、多くの企業が業務効率化や生産性向上を目指す中、人材不足や採用難への対策として、コンタクトセンター業務を外部委託する動きが加速しています。
特に多くのリソースを必要とするコンタクトセンターでは、専門の外部パートナーを活用することで、コスト削減やリスク分散といったメリットを享受できるため
外部委託が選ばれています。
コンタクトセンター(コールセンター)の業務内容
コンタクトセンターは、顧客対応を専門とする部門で、その業務は以下の3つに大きく分けられます。
1. インバウンド業務
顧客からの問い合わせ対応やサポート業務を行う部門です。商品・サービスの問い合わせやクレーム対応が主な業務内容となります。
2. アウトバウンド業務
新規顧客の獲得やリテンション向上のための発信業務を担当します。具体的には、営業電話やアンケート調査などが含まれます。
3. フルフィルメント業務
受注管理や出荷手配、データ入力など、バックオフィス業務をサポートする役割を担います。
コンタクトセンター(コールセンター)委託の主な料金体系
コンタクトセンターの委託料金には、主に以下の2種類の課金形態があります。
1. パー・コール契約
コール数に応じて料金が発生する契約形態で、主にアウトバウンド業務に適用されます。
2. パー・ブース契約
席数と稼働時間を基に料金が決まる契約形態で、インバウンド業務に多く採用されています。
これらの課金形態を組み合わせることで、企業ごとのニーズに応じた柔軟な料金設定が可能です。
コンタクトセンター(コールセンター)を委託するメリット
コンタクトセンターを委託することで、以下のようなメリットを得られます。
1. コスト削減
高価な設備投資や人件費を削減でき、変動費化が可能です。
専門業者への委託により、運営効率が向上します。
2. 営業時間外や繁忙期の対応
夜間や休日も対応が可能になり、顧客満足度の向上につながります。
業務量に応じて柔軟な対応が可能です。
3. BCP対策やリスク分散
災害時にもコンタクトセンター機能を維持できるため、事業継続性が高まります。
マルチサイト運営により、リスク分散が図れます。
コンタクトセンター(コールセンター)委託を検討する際のステップ
コンタクトセンターを委託する際は、以下の手順を踏むことで効果的に進められます。
STEP 1: 業務分析
業務工数や課題を把握し、コア業務とノンコア業務を仕分けます。
STEP 2: フロー見直し
業務プロセスを最適化し、外部委託に適した業務範囲を特定します。
STEP 3: 要件確定
委託目的や業務要件を整理し、RFP(提案依頼書)を作成します。
STEP 4: 委託会社の選定
提案内容や料金体系、セキュリティ対策を比較し、最適なパートナーを選びます。
コンタクトセンター(コールセンター)の自社運営と委託の比較
コンタクトセンター業務を自社で行う場合と委託する場合のメリット・デメリットを比較してみましょう。
内製のメリット
ノウハウを自社に蓄積でき、顧客対応にスピード感を持たせられます。
内製のデメリット
高額な設備投資や人件費が必要で、構築までに時間がかかります。
外注のメリット
専門業者のノウハウを活用でき、高品質なサービスを提供可能。
コア業務にリソースを集中できるため、業務効率化が図れます。
外注のデメリット
社内ノウハウが蓄積されにくく、コミュニケーションに時間がかかる場合があります。